ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger

ISO içeresinde ister iso 9001, iso 9004 veya TS 16949 olarak belirli şartlar stabile edilmiştir. Bu sayede herkes aynı dili konuşması kolaylaştırılmış olmaktadır. Dokümantasyon şartları düşünüldüğü kadar zor değildir.

İso standartların dokümantasyon şartları nedir?

İşletme Kalite yönetim sistemi şartları içerisinde belirlediği Politikaları ve hedefleri beyan etmeli ve yayınlamalı. Duyuru işletmenin tüm personeline ulaşmalı ve hitap etmelidir. Standart bası şartlarda dokümanları Prosedür olarak istemekte ve bunlar hazırlanması gereken prosedürlerdir. Diğer prosesler bir süreç haritası şeklinde’ de olabilir.

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir

Kalite sistemi dokümantasyonu dört kademede incelenir

Kalite El Kitabı

İşletme ISO–9001 standardına uygun bir kalite sisteminin oluşturulması, uygulanması ve sürdürülmesine ilişkin yönetim politikasını tarif etmektir. Burada Toplam kalite yönetimin tüm aşamaları ve etkileşimleri tarif edilmektedir. Herhangi bir Standart maddesinin hariç tutmanın ayrıntıları ve gerekçeleri dahil olmak üzere kalite yönetim sistemini kapsamalıdır.

Kalite el kitabı hazırlama aşamaları aşağıda tarif edilmektedir:

KAPAK SAYFASI:

Aşağıdaki maddeler kapak sayfasında belirtilmesi gerekli olan bilgilerdir. Bilgi amaçlı yapılan dağıtımlar mutlaka kontrolsüz kopya olarak dağıtılmalıdır. İşletme bu el kitabı ile Standardın şart koştuğu maddelerin yerine getirileceğine dahi taahhütte bulunmaktadır.

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
KALİTE EL KİTABI KAPAK SAYFASI
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Kalit eel kitabı index ve dağıtım bilgileri
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Kalit eel kitabı içerik sayfası

Kalite yönetim sisteminde hangi maddeler kapsam içi ve ve hangi maddeler Kapsam dışı sebepleriyle birlikte tarif edilmelidir. Kalite yönetim sisteminin baştan sona kadar tüm maddelerin özetlenmesi ve işleyişler hakkında atıfların yapılmalıdır.

Prosedürler :

Kalite yönetim sistemi kapsamında yer alan faaliyetlerin yürütülme yöntemlerini tanımlar. Her faaliyetin amacı, kapsamı, sorumluları ve uygulama şekillerini detaylı olarak belirtir. Kalite el kitabında kapsam içi ve dışı bırakılan maddelerin tümünü detaylı bir şekilde barındırır ve bu maddelerin amaçlarını ve sorumlularını açıklar. Prosedürlerde sınır yoktur ama yalın tutmakta yarar vardır.

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Prosedür kapak sayfası
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Prosedür içerik sayfası

Talimatlar, Süreç veya Proses kartları:

Proseslerin nasıl yürütüleceğini, işlerin nasıl yapılacağını, kontrollerin nasıl gerçekleştirileceğini ayrıntıları ile açıklayan belgelerdir.

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Süreç şeması örneği
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Talimat örneği

Formlar, Kayıtlar, Diğer Dokümanlar:

Firmamızda ürün ve hizmetlerin belirtilen kaliteye ulaşmasını sağlamak üzere destek faaliyeti gösteren her türlü doküman bu kapsamda yer alır. Formlar tasarlanırken, analiz için ihtiyaç duyulan tüm bilgiler içermelidir. fazla ve gereksiz bilgileri formlarda kullanmaktan kaçınılmalıdır. Mümkün olduğu kadar formları birleştirerek aynı süreç içeresinde fazla form kullanmamaya çalışılmalıdır.

Dokümantasyon şartları işletmeler arası farklılıklar gösterebilir. Dokümanların tasarımı ve yöntemlerin kullanımı işletmelerin tercihlerine kalmıştır.

Aşağıdaki verilere göre değişimler etkilenir:

– Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetin özelliği
– Proseslerin karmaşıklığı ve bunların arasındaki etkileşimi
– Personelin yeterliliği

Tüm dokümanlar bir çapraz listesinde etkileşimleri göstererek yayınlanmalıdır:

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
Çapraz liste

Dokümanların Kontrollü

Dokümanlar revize oldukça kalite yönetim sistemini içerisinde revize edilip yayınlanması gereklidir. Eski dokümanlar toplanmalı ve imha edilmelidir. Belirli periyotlarda dokümanlar gözden geçirilmeli ve güncelleştirilerek dağıtımı yapılmalı. Dokümanlar ilgili birimler tarafından kullanılabilir olmalı ve kolay erişebilinmelidir. Eski dokümanların muhafaza şartı varsa, bu durumda iptal kaşesi vurularak muhafaza edilmelidir.

Her personelin ve ürünün özlük dosyası olduğu gibi Dokümanlarında birer özlük dosyası oluşturulmalıdır. Birimler revizyon taleplerini Kalite yönetimine bir revizyon istek formu ile bildirmelidirler. Kalite yönetimi stardın şartlarına göre inceleyip onaylamalıdır.

Yeni veya değiştirilmiş olan dokümanlar uygun bulunduğu takdirde etkileşimde olan birimler ile bir araya gelerek değerlendirildikten sonra dağıtım işlemi bir dağıtım formu ile gerçekleştirir. Birimler kendi personeline eğitimi verir.

ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
doküman revizyon talep formu
ISO Standartlarında dokümantasyon şartları ve açıklamaları nelerdir, Maneger
doküman dağıtım formu

Dağıtılan dokümanlara kontrollü kopya kaşesi vurularak dağıtımı yapılır. Orijinal dokümanların üzerlerine orijinal kaşesi vurularak kalite dokümantasyon sistemin içerisinde yerlerini alırlar.

İşletme mühendislik ile ilgili standartlarını veya şartnamelerini sürekli gözden geçirmeli ve dış kaynakları yakından takip etmelidir. Eğer dış kaynaklı standartlarda bir değişiklik mevcut ise bu değişiklik hakkında müşteriyi bilgilendirmeli ve bu süre max. 2 haftayı geçmemelidir.

Kayıtların Kontrollü

Tüm kayıt altına alınan dokümanlar için kayıtların saklama süreleri belirlenmeli şartları tanımlanmalıdır. Öncelik süresine ve önemine göre bu şartlar değişir.

İşletme afet durumları için bir önlem planı bulundurmalıdır. Bu planın içeriğinde afet durumunda hangi doküman öncelikle kurtarılmasını içermelidir. Bilgisayar ortamında muhafaza edilen dokümanlar sürekli olarak belirli periyotlarda yedeklenmeli ve bir adet kopyası şirket dışında muhafaza edilmelidir. Afet durumunda işletme afeti en az hasarlan atlatıp yeniden işlemlerine başlayabilmesi gerekir.

Dokümanların kaydı ve muhafazası konusunda Müşterinin özel istekleri dikkate alınmalı ve sisteme dahil edilmelidir.

Süresi dolmuş kayıtlar imha edilmeli ve karışıklığa yol açmamak için okunmayacak şekilde gerçekleştirilmelidir. Bu süreci işletirken tabi ki yasal zorunluluklar göz önünde bulundurup sürece dahil edilerek belirtilmelidir.

 

Bir cevap yazın