MEETING MANAGEMENT – richtige Form der Kommunikation
Meetings sind eine Form der Kommunikation. Im gegenseitigen Dialog in Meetings beobachten wir manchmal, dass sich die Mimik der Menschen vor uns verändert, mal die Stirn runzelt, mal gedankenverloren oder mal lächelt.
Kommunikation im Meeting-Management
Entsprechend dieser Richtungen und Gedankenäußerungen geben wir unserem Verhalten ein neues Gesicht und zeigen positive oder negative Reaktionen. Manchmal schweigen wir in Meetings. Schweigen ist eine Form der Kommunikation. Kommunikation ist nicht möglich. Wir senden Nachrichten an Menschen durch Worte oder Körpersprache.
In Übereinstimmung mit diesen Ergebnissen geben wir unserem Verhalten eine andere Richtung. Manchmal begegnen wir vielleicht einer unvergesslichen Reaktion. Für eine erfolgreiche Kommunikation in Meetings müssen wir die Komplexität unseres Verhaltens beherrschen. In der Kommunikation gewinnen die Reaktionen, die wir den Menschen vor uns geben, die Antworten, die wir erhalten oder wahrnehmen, an Bedeutung, indem wir verschiedene Hinweise beobachten.
Körpersprache, Einstellungen und Verhaltensweisen, verwendete Wörter, Ausdrücke und Tonfall usw. Dies sind nur einige der genannten Tipps. Dies ist die Fähigkeit, das Verhalten im Einklang mit dem regelmäßigen Feedback, das wir wahrnehmen, an die Situation anzupassen. Menschen nehmen im Laufe ihrer Karriere an mehr Meetings teil.
In den Forschungen; Es zeigt sich, dass 90 Prozent der Gesamtarbeitszeit einiger Manager in Meetings verbracht werden. Dieselbe Untersuchung zeigt jedoch, dass viele Manager die Besprechungszeiten, an denen sie teilnehmen, nur als Zeitfalle betrachten.
Zweck der Sitzungen
Soziales, Politik, Bildung und Wirtschaft usw. In zielgerichteten Studien nehmen Besprechungen einen erheblichen Teil der menschlichen Zeit ein. Meetings können genutzt werden, um zwischen Menschen zu kommunizieren, kreative Ideen zu generieren, indirekte Bildung zu betreiben usw. Äußerst nützlich für viele Zwecke.
Aus diesem Grund sind Meetings nützliche Werkzeuge, die verhindern können, dass menschliches Leben umsonst fließt. Treffen ist der Prozess der Einbeziehung von Untergebenen in die Entscheidungsfindung, um die partizipative demokratische Managementwissenschaft für jeden Manager in unserem Zeitalter anzuwenden. Im Allgemeinen ist ein Meeting ein Treffen von mehr als einer Person, um ein Problem, ein Ereignis oder ein Phänomen zu diskutieren.
Ihrer Meetings; Es hat vier grundlegende Funktionen: informieren oder informieren, Informationen austauschen oder Probleme erkennen, Entscheidungen treffen und Probleme lösen und partizipatives Management durchführen. Bei der Erfüllung dieser Grundfunktionen werden unterschiedliche Meeting-Typen bzw. Typen verwendet.
Wenn Informationen an viele Personen gleichzeitig übermittelt werden müssen und eine Entscheidung getroffen werden muss, wenn Abstimmung und Synergie gefragt sind, wenn Mitarbeiter ein Meeting abhalten wollen, braucht es ein Meeting. In den heutigen Organisationen, die für Geschäftszwecke gegründet wurden, ist es für Manager erforderlich, das Meeting-Management zu kennen und effektiv zu verwalten, um effektiv zu sein, ein partizipatives Management zu schaffen und eine effektive organisatorische Integration sicherzustellen.
Organisationen sind mit immer komplexeren Zusammenhängen, schnellen Veränderungen und Anpassungsproblemen konfrontiert, die Mitarbeiter und Führungskräfte dazu zwingen, sich häufiger zu versammeln und effektiv zusammenzuarbeiten.
In diesem Zusammenhang trägt das Treffen dazu bei, dass mindestens zwei Personen zusammenkommen, um im Einklang mit einem gemeinsamen Ziel zu handeln, Ideen, Meinungen und Vorschläge auszutauschen, effektiv zu kommunizieren, die durchgeführten Aktivitäten abzurechnen und zu die Bildung einer gemeinsamen Mission und Vision.
Um die gewünschte Effizienz aus den Meetings zu ziehen, bedarf es eines effektiven Meeting-Managements. Wir können sagen, dass Meetings die größte Waffe von Managern und das Herz der Managementwissenschaft sind. Meetings können inspirierend und anregend, aufschlussreich, teilend und unterhaltsam sein, aber in einigen Fällen können sie auch demotivierend und langweilig sein.
„Wenn man nichts tun will oder nichts zu tun hat, ist ein Meeting unumgänglich.“
Untersuchungen zeigen jedoch, dass Treffen in Institutionen in den kommenden Jahren zunehmen werden. Denn die Essenz des Total Quality Managements sind Team und Co-Produktion. Teamarbeit ist ein Element für sich.
Das Team lernt, wie man durch Meetings arbeitet und seine eigene Identität entwickelt. Gruppenführer; Sie haben separate Verantwortlichkeiten dafür, Meetings in langweiligen, motivationsstörenden Situationen unterhaltsam und produktiv zu gestalten.
Zu den neuen Entwicklungen, die heute die Anzahl der Meetings erhöhen, gehören:
- Projektzentriertes Arbeiten
- Übergreifende Teams
- Selbstverwaltete Teams
- Partnerschaften mit Schlüsselkunden
- Marktbeziehungen
- Beschaffungsaktivitäten
- Interne und externe Links
- Interne und externe Beratung
- Wir können die intensiven Beziehungen innerhalb der Institutionen selbst zeigen.
Einige dieser Treffen können von Projektteams durchgeführt werden. Einiges davon kann über Massenmedien (Telefon, Fax, Internet etc.) erfolgen. Unabhängig von der Art der abgehaltenen Meetings ist es jedoch unvermeidlich, dass Meetings in naher Zukunft ein wichtiges Konzept sein werden.
Die Unverzichtbarkeit von Meetings ergibt sich aus folgenden Merkmalen:
Meetings sind das effektivste Kommunikationsinstrument. Denn bei dieser Art der Kommunikation stehen sich Quelle und Empfänger lange Zeit gegenüber.
Meetings als Werkzeug zur Problemlösung. Meetings sind die effektivsten Wege für Menschen, die ein Problem haben und davon betroffen sind, zusammenzukommen und zu versuchen, es zu lösen.
Der partizipative Führungsansatz kann in Meetings nicht aufgegeben werden. Sitzungen bieten die Möglichkeit, an den Entscheidungen mitzuwirken, was eine Anforderung des modernen Managementansatzes ist.
Meetings bieten Möglichkeiten zur Teamarbeit. Ein weiterer Vorteil der Meetings besteht darin, dass sie ein Umfeld bieten, das alle Mitglieder der Organisation ermutigt, zu den Zielen der Organisation beizutragen, und sie zur Verantwortung drängt.
Sie sind unverzichtbare Werkzeuge des organisationalen Lernens. Meetings haben eine unverzichtbare Bedeutung für Organisationen, um ihre eigene Identität zu gewinnen und ihre Kultur an die Mitglieder weiterzugeben.
Informationen austauschen und die Situation einschätzen
Konflikte beenden
Neben all dem haben Meetings auch die Eigenschaft, die Zufriedenheit der Mitglieder zu steigern, zu motivieren und aufzuregen. Manchmal ist es umgekehrt. Der Dramatiker David Hare sagt, er langweile sich nie im Theater. Laut David Hare amüsieren ihn die Angst, Aufregung, Enttäuschung, Überraschung, Wut und die verschiedenen Emotionen, die im Theater erlebt werden, sehr.
Meetings wecken bei Menschen die gleichen Emotionen. Unsere Reaktionen darauf sind selten neutral. Wir kommen aus solchen Situationen entweder gestärkt, motivierter und entschlossener heraus oder sind müde von langen Gesprächen, Diskussionen und haben Angst vor Druck.
Damit das Treffen eine positive Dynamik bekommt, müssen seine Etappen sehr gut geplant werden.
Diese Phasen sind:
- Der Zweck des Treffens
- Wer wird an der Sitzung teilnehmen
- Was auf der Tagesordnung stehen wird
- Die Situation des Treffpunkts
- Wo und wann findet das Treffen statt?
- Wer ist der Vorsitzende der Versammlung
- Bereiten Sie die unterstützenden Materialien vor, die in der Sitzung verwendet werden sollen.
Wenn der Zweck des Treffens nicht genau definiert ist; Die Teilnehmer denken, dass das Thema mit anderen Methoden effektiver behandelt wird. Sie sind nicht zufrieden, sie bezeichnen den Ablauf im Meeting als Zeitdieb. Wenn der Veranstalter den Teilnehmern den festgelegten Zweck erklärt und mitteilt, wird es keine Negativität geben.
Wenn die Teilnehmer des Treffens nicht gut ausgewählt sind; Diejenigen, die nicht in der Lage sind, die Entscheidungen umzusetzen, werden wahrscheinlich keine effektiven Entscheidungen treffen können. Aus diesem Grund sollten Schlüsselpersonen, die die Umsetzung der notwendigen Entscheidungen sicherstellen, identifiziert und zu dem Treffen eingeladen werden.
Auf der Tagesordnung des Treffens; Liegt ein struktureller Mangel vor, kann die Agenda nicht wirken. Tagesordnungspunkte sollten vor der Versammlung verteilt werden.
Der physische Zustand des Versammlungsortes; Es kann nicht effektiv sein, wenn es zu heiß, zu kalt, zu voll, zu laut ist und ständig unterbrochen wird. Daher sollte der Treffpunkt vorab aufgesucht und negative Zustände beseitigt werden.
Wo und wann findet das Treffen statt; Wenn die Teilnehmer nicht über Tag, Uhrzeit und Ort der Versammlung informiert werden, kann sie nicht aktiv werden. Diese Kommunikation sollte gut etabliert sein.
Wer ist der Vorsitzende der Versammlung; Das Treffen kann nicht effektiv sein, wenn der Vorsitzende jemand ist, der keine Anleitung geben, die nicht verhandelbaren Teilnehmer einschüchtern und die erwartete Zusammenarbeit nicht leisten kann.
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Maneger – I want to be like a pro
After years of Professional Studies, he decided to share his knowledge for those who want to be Professional