Problem çözme teknikleri nedir ve açıklaması
Problem çözme tekniklerine geçmeden önce aslında “problem” kelimesini tanımlamak gerekiyor. Problem;“ Bir hizmet, üretim, is surecindeki veya üründeki görünür performans zayıflığıdır.” veya “ Hedeflenen sonuçların alınmasını engelleyebilecek veya aksatabilecek çözümlenmesi gereken durumdur.”
Problem çözme tekniklerinde “Problem’in” tanımlanması
Problem tanımı ve ifadesinde, problemin şirketin performansı ile ilişkisi ve ne yönde etkilediği ortaya konmalıdır. Görünür, belirgin ve genellikle ölçülebilir kıstaslarla tanımlanmalı, yönetilebilir boyut ve karmaşada olmalıdır.
Örneğin:
“Halen ayda yaklaşık 200 urun müşteriden iade yoluyla geri gelmektedir. Fabrika içinde hatalı olarak kenara ayrılan urun sayısı ise ayda 500’e ulaşmıştır.”
» Problemi tanımlama sırasında aşağıda verilen maddelerden kaçınılmalıdır.
» Problem tanımında, problemin sebepleri ile ilgili peşin yargılara yer verilmemelidir.
» Aynı şekilde, belirli bir çözüme atıf yapmaktan kaçınılmalıdır.
» Problemin ortaya çıkması ile ilgili kusur ve sorumluluklardan bahsedilmemelidir.
» Problem çözmenin temel unsurları; Veriler, Teknikler ve Sistematik Yaklaşımdır.
Problem çözme tekniklerinde veri toplama
Problem çözümüne geçmeden önce surecin ne olduğu, neye benzediği, nasıl çalıştığı ve ne tur faaliyetlerin gerçekleştiği tanımlanmalıdır. İkinci asama olarak problem çözümüne ulaşabilmek için verilerin toplanmasıdır.
Veri toplamaya başlamadan önce 5N+1K yöntemi uygulanarak aşağıdaki sorular yanıtlanır.
- Ne toplanacak?
- Nerede toplanacak?
- Nasıl toplanacak?
- Ne zaman toplanacak?
- Niçin toplanacak?
- Kim toplayacak?
Bu değerlendirmenin ardından veri toplama planlaması yapılır ve toplanan verilerin kayıt yöntemi belirlenir. Veri toplama surecinde en az caba ve düşük maliyet yaklaşımı seçilmelidir. Doğru bilgiyi elde edebilmek icin verileri toplama sırasında bazı hatalar yaşanmaktadır.
▪ Problemli süreç veya ürünle ilgili bazı unsurları veya değişkenleri içermemesi
▪ Veri toplayıcıların değişik algılamalarından dolayı ortaya çıkan hatalar
▪ Veri toplamanın planlandığı şekilde yapılmaması
▪ Toplanamayan veya eksik veriler
Verilerin istatistiklere dönüştürülmesi sırasında kullanılan formül ve algoritmalardaki hatalar bunlardan birkaçıdır. Veriler toplandıktan sonra, problemin belirtileri ile ilgili bilgilerin sağlanması için, ilave olarak bazı veri analiz tekniklerinin kullanılması gerekebilecektir.
Problem Analizi
Bu aşamada, problemi derinliğine ve tam olarak tanımlayabilmek için gerekli verileri toplamış olmalıdır. Problem tanımı gözden geçirilmeli, ölçüt göstergelerle ifade edilmeli ve verilerle desteklenmelidir. Problemin nasıl giderileceği sorgulanmaya başlanmalıdır.
Problem çözme sistematiği
Problem çözümlemede iki yaklaşım kullanılmaktadır; Geleneksel ve Kalite yaklaşımı. Geleneksel yaklaşım yöntemi, kurumsal olmayan şirketler tarafından yoğun bir şekilde uygulanmaktadır. Kalite yaklaşımı yöntemi ise 1990’lı yıllarda ortaya çıkmış ve günümüzde genelde TKY ( TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ ) benimsemiş kurumlar tarafından uygulanmaktadır.
GELENEKSEL YÖNTEM
PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ MODERN YÖNTEM
İŞLETMEDE PROBLEM KAYNAKLARI
Problemin varlığından söz etmenin ilk koşulu ise onun sezilmesi ve ondan rahatsız olunmasıdır. Sezilen bir problemin açık bir biçimde ifade edilmesi gerekmektedir. Yanlış tanımlanmış bir problemle doğru sonuçlara ulaşmak mümkün değildir.
- MÜŞTERİ ŞİKÂYETLERİ
- MÜŞTERİ MEMNUNİYET ANKETİ SONUÇLARI
- İŞLETME İÇİ OLUŞAN ÜRETİM HATALARI
- İŞLETME İÇİ GÖRÜLEN UYGUNSUZLUKLAR
- PERSONEL ANKETLERİ VE MEMNUNİYETSİZLİKLERİ
- YÖNETİM RAHATSIZLIKLARI
- KALİTE İÇ DENETİMLERİ
- TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İSTATİSTİKLER
- MALİ İSTATİSTİKLER
V.s.
Öncelikle tabi ki olmaması gereken ile Problemi ayırt etmek gereklidir. Bazen zor olsa bile bu ayrım yapılmaz ise her durum problem olarak algılanır ve problem çözmekten diğer işlere vakit ayrılamaz. Olmaması gereken konusunda yönetici ekip toplamadan karar alabilir ve durum Probleme dönmeden çözmüş olur.
Örneğin:
50 kişilik bir işletmede 1 veya 2 kişi işe yerine geç intikal ediyorsa bu Problem değildir, olmaması gerekendir. Burada Yönetici kişileri uyarır ve durumu hâkimiyet altına alır. Diyelim ki uyarmaz veya önlem almaz ise bu geç kalma oranı yükselir ve Diğer personelde Motivasyon bozukluğuna dönüşür ve Problem tanımına döner.
Örnekten anlaşıldığı gibi olmaması durumunda yapılan erken müdahaleler konuların Probleme dönüşmesine engeller. Genelde bu durumlar dikkate alınmadığı için içinden çıkılmaz durumlar oluşur ve ekip olarak müdahale etmek gerekir. Bu durumlar kriz yönetimlerine kadar varabilir. Dolayısıyla buradaki bilgilerden anlaşıldığı gibi Problemin kaynağını iyi bilmek gereklidir. Yapılmaması gereken en büyük hatalardan biri; suçlu aramaktır.
İnsan yapısının genel karakteristik özeliklerinde; kara koyun aramak hastalığı vardır. Bunun sebebi baskı yönetimi ağır olan işletmelerde kaybetme ve azar işitme korkusundan birileri hedef gösterilir ve yönetim bu hedeflen uğraşırken diğerlerin rahat etmesine yol açar. Ama maalesef bu suni problem kaynağı problemin çözülmesine izin vermez, aksine daha başka problemleri beraberinde tetikler.
Dikkat edilirse, bir işletmede baskı yönetimi ne kadar ağır olursa Alt personelin birbirlerini yöneticilere şikâyet etme kültürü o kadar fazladır. Böylelikle dikkatlerini üzerlerinden dağıtarak kendi hatalarını saklarlar ve ilgili problemlerinin çözülmemesine yol açarlar.
“İnsanın olduğu yerde başarı varsa, başarısızlık olma ihtimalide vardır”
Maneger – I want to be like a pro
After years of Professional Studies, he decided to share his knowledge for those who want to be Professional