TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantı

TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantılar bir nevi iletişimdir. Toplantılarda karşılıklı diyaloglarda bazen karşımızdakilerin yüz ifadesinin değiştiğini, kimi zaman kaşlarının çatıldığını, kimi zaman düşüncelere daldığını veya kimi zaman gülümsediğini gözleriz.

Toplantı
Toplantı

Toplantı yönetiminde iletişim

Bu yön ve düşünce ifadelerine göre de davranışlarımıza yeni bir yüz verir, olumlu ya da olumsuz tepkiler gösteririz. Toplantılarda Kimi zaman da susarız. Susmakta bir iletişim biçimidir. İletişimsizlik mümkün değildir. İnsanlara sözlerle veya beden diliyle mesaj ulaştırırız.

Bu sonuçlar doğrultusunda davranışlarımıza farklı bir yön veririz. Kimi zaman hiç unutulmadık bir tepki ile karşılaşabiliriz. Toplantılarda Başarılı bir iletişim için davranışlarımızdaki karmaşıklığı kontrol altına almamız gerekir. İletişimde karşımızdaki kişilere verdiğimiz tepki, aldığımız veya algıladığımız yanıtlar değişik ipuçlarının gözlemlenmesi ile anlam kazanır.

Beden dili tutum ve davranışlar, kullanılan kelimeler, ifadeler ve ses tonu vb. sözü geçen ipuçlarının sadece bazılarıdır. Bu algıladığımız düzenli geribildirim doğrultusunda davranışları duruma göre uyarlama becerisidir. İnsanlar kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılırlar.

Yapılan araştırmalarda; bazı yöneticilerin toplam çalışma sürelerinin yüzde 90’lık kısmının toplantılarda geçtiği görülmektedir. Bununla birlikte aynı araştırma, birçok yöneticinin ise katıldıkları toplantı sürelerini zaman tuzağından başka bir şey olarak görmediklerini göstermektedir.

Toplantıların amacı

Sosyal, siyasal, eğitim ve iş vb. amaçlı çalışmalarda, insan zamanının önemli bir kısmını toplantılar almaktadır. Toplantılar, insanlar arasında iletişim sağlamak, yaratıcı fikirler üretmek, dolaylı eğitim yapmak vb. amaçlar için son derecede faydalıdır.

Bu nedenle toplantı, bir anlamda insan hayatının boşuna akıp gitmesine engel olabilecek yararlı araçlardır. Toplantı, çağımız-da her yönetici için katılımcı demokratik yönetim bilimini uygulayabilmek için astlarını karara katma sürecidir.  Genel olarak toplantı, birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine denir.

Toplantıların; enformasyon veya haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, karar alma ve sorun çözme ile katılmalı yönetim gerçekleştirme olmak üzere dört temel işlevi vardır. Bu temel işlevlerin yerine getirilmesinde, farklı toplantı türü veya çeşitlerinden yararlanılmaktadır.

Birçok kişiye aynı anda bilgi aktarılması ve bir karar alınması gerekiyorsa, koordinasyona ve sinerjiye ihtiyaç varsa, çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa toplantı yapılmasına ihtiyaç var demektir. Günümüz İş amaçlı kurulan örgütlerde yöneticilerin etkili olabilmesi, katılımcı yönetimi oluşturabilmesi ve etkili örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmeleri açısından toplantı yönetimini iyi bilmeleri ve etkili yönetebilmeleri gerekli hale gelmektedir.

Örgütlerin giderek karmaşıklaşan ilişkiler ile karşı karşıya kalması, hızlı değişim ve bu değişime örgütlerin uyum sağlayabilme sorunları, iş görenler ve yöneticileri daha sık bir araya getirmeye ve etkili işbirliği yapmaya zorlamaktadır.

Bu bağlamda toplantı en az iki insanın ortak bir amaç doğrultusunda bir araya gelerek hareket etmesine, fikir, görüş ve öneri paylaşımına, etkili iletişime, yapılan faaliyetlerin faturasının verilmesine ve ortak misyon ve vizyon oluşumuna katkı sağlamaktadır.

Toplantılardan istenilen verimin elde edilmesi ise etkili bir toplantı yönetimini gerekli kılmaktadır. Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir.

“Eğer bir şey yapmak istemiyorsanız ya da yapacak bir şeyiniz yoksa toplantı yapmanız kaçınılmazdır.”

Bununla beraber yapılan araştırmalar önümüzdeki yıllarda kurumlarda yapılan toplantıların daha da artacağını göstermektedir. Çünkü toplam kalite yönetimlerinin özü ekip ve ortak üreticiliktir. Ekip çalışmaları başlı başına bir unsurdur.

Ekip kendi kimliğini geliştirerek, toplantılar aracılığı ile nasıl çalışılacağını öğrenir. Ekip liderlerinin; toplantıları sıkıcı, isteklendirme bozucu durumlarda eğlenceli ve verimli olmasına yönelik ayrı sorumlulukları vardır.

Günümüzde toplantı sayısını arttıran yeni gelişmeler arasında:

  • Proje merkezli çalışmaları
  • Çapraz faaliyet gösteren ekipleri
  • Kendi kendilerini yöneten ekipleri
  • Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıkları
  • Pazar ilişkilerini
  • Kaynak bulma faaliyetlerini
  • İç ve dış bağlantıları
  • İç ve dış danışmanlıkları
  • Kurumların kendi içlerindeki yoğun ilişkileri gösterebiliriz.

Bu toplantıların bazıları proje ekiplerince yerine getirilebilir. Bir kısmı kitle iletişim araçları (telefon, fax, internet vb.)ile yapılabilir. Ancak yapılan toplantıların tarzı ne olursa olsun toplantıların yakın gelecekte önemli bir kavram olacağı kaçınılmazdır.

Toplantıların vazgeçilmezliği, onların şu özelliklerinden kaynaklanır:

Toplantılar en etkin iletişim aracıdır. Çünkü bu iletişim türünde kaynak ile alıcı uzunca bir süre karşı karşıyadır.

Sorun çözme aracı olarak toplantılar. Toplantılar sorunu yaşayan ve ondan etkilenen kişilerin bir araya gelerek onu çözmeye çalışan en etkin yollardır.

Toplantılarda katılımcı yönetim anlayışından vazgeçilemez. Toplantılar, çağdaş yönetim anlayışının gereği olarak kararlara katılma imkânı sağlar.

Toplantılar ekip çalışması imkânı sağlarlar. Toplantıların bir yararı da tüm örgüt üyelerini örgütün amaçlarına katkıda bulunmaya özendirici, onları sorumluluğa iten bir ortam sağlamalarıdır.

Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar. Örgütlerin kendi kimliklerini kazanmalarında, kültürlerinin üyelere kazandırılmasında toplantılar vazgeçilmez bir öneme sahiptir.

Bilgi alışverişi yapmak ve durum değerlendirmek

Çatışmaları sona erdirmek

Bütün bunların yanı sıra toplantılar, üyelerin doyumunu arttırıp, motive etmeye ve heyecan duyma özelliklerine de sahiptirler. Bazen de tersi olur. Oyun yazarı David Hare, asla tiyatroda sıkılmadığını söylemektedir. David Hare’ye göre, tiyatro oyununda yaşanan korku, heyecan, hayal kırıklıkları, şaşkınlık, öfkeleyici farklılık oluşturan duygular, onu çok eğlendirmektedir.

Toplantılar insanlarda aynı türden duyguları harekete geçirmektedir. Bizim bunlara olan tepkilerimiz ise nadiren nötr olur. Bu gibi durumlardan ya daha kuvvetlenmiş, motive olmuş ve kararlılığımız artmış bir şekilde yada uzun süren konuşmalardan, tartışmalardan yılmış, baskılardan korkmuş bir şekilde çıkarız.

Toplantının pozitif bir elektrik kazanabilmesi için aşamalarının çok iyi planlanması gerekmektedir.

Bu aşamalar:

  • Toplantının amacını
  • Toplantıya kimlerin katılacağını
  • Gündemde neler olacağını
  • Toplantı yapılacak yerin durumunu
  • Toplantının nerede, ne zaman yapılacağını
  • Toplantının başkanının kim olduğunu
  • Toplantıda kullanılacak destekleyici materyallerin neler olduğunu hazırlamaktır.

Toplantının amacı iyi belirlenmemişse; Katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler. Tatmin olmazlar, toplantıda geçen süreci zaman hırsızı olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşırsa olumsuzluk olmaz.

 Toplantıya katılımcılar iyi seçilmemişse; Kararları uygulama konumunda bulunmayanların etkili karar alabilmeleri olası değildir. Onun için gerekli kararların uygulanmasını sağlayacak anahtar kişiler saptanmalı ve toplantıya çağrılmalıdırlar.

 Toplantının gündeminde; yapısal olarak bir eksiklik var ise gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır.

 Toplantı yapılacak yerin fiziki durumu; aşırı sıcak, aşırı soğuk, aşırı kalabalık, aşırı gürültülü ve sürekli kesintiye uğrayacak ise etkili olamaz. Onun için toplantı yeri önceden ziyaret edilip, olumsuz koşullar giderilmelidir.

 Toplantının nerede ne zaman yapılacağı; katılımcılara toplantı günü, saati ve nerede yapılacağı iletilemezse etkin olamaz. Bu iletişim iyi sağlanmalıdır.

 Toplantı başkanının kim olduğu; başkan rehberlik yapamayan, tartışmaya açık olmayan katılımcıları sindiren ve beklenen iş birliğini sağlayamayan birisi olursa toplantı etkin olamaz.

 

Eğer bilmek istediğiniz konuları yorumlara yazarsanız, makalelerimizi buna göre yönlendireceğiz. Şimdiden teşekür ederiz!

Yazımızı değerlendirmek için yorumlarınızı bekleriz;

“İnsanın olduğu yerde başarı varsa, başarısızlık olma ihtimalide vardır”

 

Bir cevap yazın